İstanbul Rumeli Üniversitesi Erasmus Ofisi, Rektörlüğe bağlı bir birim olarak faaliyet göstermektedir. Ofis, Avrupa Komisyonu tarafından sunulan Ana Eylem Planları çerçevesinde yabancı üniversitelerle öğrenci ve personel hareketliliği konusunda anlaşmalar yapılması ve bu anlaşmaların yürütülmesi konularında kuruma destek sağlamaktadır.
Erasmus Ofisi öğrenciler ve personel için Erasmus+ bilgilendirme seminerleri düzenlemekte, öğrenci ve personel hareketliliğinin gereklilikleri, süreçleri, tarihleri ve diğer hususları hakkında bilgiler vermektedir. Bu bilgiler, aynı zamanda değişim hareketliliğinden faydalanmaya hak kazananlara çeşitli iletişim kanallarından da ulaştırılmaktadır.
Öğrenci ve personel hareketliliği için başvurular doğrudan Erasmus Ofisi’ne yapılmaktadır. Başvuruların ardından öğrencilerin yabancı dil yeterliliklerinin ölçülebilmesi için Yabancı Diller Biriminin hazırlayacağı İngilizce sınavına girmeleri; personelin ise dil yeterliliğini ispat edebileceği bir sınavdan (ulusal/uluslararası) aldığı puanı ibraz etmesi gerekmektedir. Yabancı dil yeterliliği dahil olmak üzere diğer kriterleri sağlayan öğrenci ve personelin başvuruları, Erasmus Seçim Komisyonu tarafından değerlendirilir.
Başvurular Türkiye Ulusal Ajansı tarafından belirlenen seçim kriterlerine göre değerlendirilir ve sonuçlar öğrencilere ve personellere bildirilir.
Hareketlilik için seçilen öğrenciler Kurum Koordinatörlüğünce yabancı üniversitelerin Erasmus Ofisi’ne bildirilir ve öğrenciler kendileriyle irtibata geçilmesini bekler. Öğrencilerle karşı üniversiteler tarafından temasa geçildiğinde İRÜ Erasmus bölüm koordinatörleri, öğrencilerin öğrenim anlaşmalarının (learning agreement) doğru şekilde hazırlanmasına yardımcı olur Erasmus koordinatörlüğünün onayına sunar. Öğrenim anlaşmalarının hazırlanması konusunda bölüm koordinatörleri yeterli bilgiye sahiptir. Bölüm koordinatörleri, yabancı üniversitelerin Erasmus ofisleriyle iş birliği içinde öğrencilere alabilecekleri dersleri ve tamamlaması gereken AKTS miktarını bildirir ve bunlara göre öğrencinin de imzasıyla bir öğrenim anlaşması hazırlar. Seçilen öğrenciler için hibe anlaşması Erasmus koordinatör yardımcıları tarafından hazırlanır ve iki kopya halinde imzalanıp mühürlenir.
Seçilen öğretim elemanları ve idari personel, hareketlilik (ders alma ve ders verme hareketlilikleri) için seçildikleri üniversitenin Erasmus ofisiyle doğrudan irtibata geçer ve hazırlamış oldukları ders verme hareketliliği formunu her iki üniversitenin Erasmus ofis koordinatörlüğüne onaylatır. Bundan sonra İRÜ Erasmus Kurum Koordinatörlüğü bir hibe anlaşması hazırlar ve anlaşma seçilen personelle birlikte karşılıklı imzalanır. Öğretim elemanı ve idari personel vize, konaklama, seyahat işlemlerini kendisi yapar ve bunlar için davet mektubu gerekirse ziyaret edeceği üniversiteden temin eder.
Erasmus+ Programı hakkındaki tüm süreçlerin ve detaylı bilginin yer aldığı 23.06.2021 tarih ve 2021/16-06 sayılı Senato Kararı ile kabul edilmiş İstanbul Rumeli Üniversitesi Erasmus+ Programı Yönergesi takip edilmelidir.
